勤務形態一覧表作成ツール《訪問介護事業所様向け シフト表作成負担もぐっと軽減 効率的なルート表作成》
勤務形態一覧表作成ツール
行政へ提出義務のある「勤務形態一覧表」を簡単に作成するツールです。
作成できる勤務形態一覧表は令和3年3月31日付で厚生労働省より公開された書式です。
このツールでは、毎日運用したルート表のデータを利用して作成するので、手書きや新たにExcelファイルへ手入力するなど、面倒な作業は不要になります。
勤務形態一覧表は行政への提出書類なので正確性を求められます。これにかかっている毎月の業務工数や作成ストレスを減らすことができます。
勤務形態一覧表の作成って大変
ルート表って大体決まっているけど効率的かどうか…
各人の生産性って見えにくいからあまり意識したことがない
シフト表の作成の負担が本当に大きい
資料それぞれがExcelでばらばら管理
毎月のシフト表の作成の負担が本当に大きい
紙媒体での管理でそろそろ限界
Excel操作は慣れているけどシステム連携していないから…
勤務形態一覧表作成ツールは、みなさまのお声をカタチにしました！
勤務形態一覧表作成ツール
製品紹介
シフト表など作成負担が大幅に減少します！事務時短化・便利さ・生産性を追求
■運用したデータで勤務形態一覧表を自動作成
このツールで運用したデータを使います。新たに勤務形態一覧表のためにデータを作成する必要はありません。
■週予定から毎日のルート表を自動展開
毎日のルート表は訪問業務を円滑に行うための正確性を問われる必須指示書。このツールでは自動生成します。
■利用者グループ分け機能で職員へ自動割り振り
利用者のグループと職員のグループを自動突合するので、効率的な訪問業務遂行が可能になります。
■外部データ連携機能
CSV形式のデータを取り込むことが可能です。またCSV形式で出力することも可能です。
■生産性の見える化 各人算出機能（予定と実績）
各人の稼働時間を集計することで、「生産性」の指標と捉えることが可能です。
導入から運用まで
現在どんなシステムをお使いでも、職員データと利用者データを取り込むことができるようになっています。二重登録なくしてお使いいただけるので、導入負担ストレスが軽減できます。さらにCSV形式で出力ができるので、お持ちのシステム仕様でデータを反映させることも可能。つまり出口も入口もあるので、現行お持ちのシステムに簡単にアドオンできる便利なツールです。
■出力帳票
1．週単位スケジュール表
2．日別ルート表
3．1ヶ月ルート表（シフト表）
4．勤務形態一覧表
導入から運用までのフロー
■Step１ 職員情報と利用者情報の外部データ取込勤務形態一覧表作成ツールで手入力をすることも可能ですが、二重登録の手間を省くために、外部から取り込むことができます。CVS形式データで取込可能です。
■Step２ 曜日別スケジュール（シフト表）の作成
まずは月曜日からの１週間のスケジュールを展開します。Step１で作成した利用者情報をもとにボタンひとつで整います。
また、グループ分けした職員および利用者をボタンひとつで自動突合します。
■Step３ １日ごとのスケジュール（ルート表）
その月の月初から月末までの日別のスケジュールを展開します。Step２の曜日スケジュールをもとにボタンひとつで整います。このスケジュールは、いわゆる担当者向けの一日の指示書になるので、印刷をするなどして情報の共有資料として利用できます。急なスケジュール変更なども簡単に修正可能です。
■Step４ １ヶ月分の実績データへ
Step３のルート表を毎日運用していくと、それは実績のデータとなります。
■Step５ 勤務形態一覧表へ展開
Step４で１ヶ月運用したデータをもとに勤務形態一覧表を作成します。ボタンひとつで展開します。この際、お使いの介護ソフトの実績データを使用する場合にも取り込み対応が可能です。
操作画面
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曜日別スケジュール（シフト表）
月曜日から１週間の予定を自動展開します。
グループ分け機能で設定した情報をここで反映させます。 -
１日ごとのスケジュール（ルート表）
月初から月末までを日ごとに自動展開します。 -
勤務形態一覧表
このツールで運用したデータをもとに自動作成します。
特におススメなポイント
■現場で一番使い慣れているExcel形式での提供だから安心
介護の現場で馴染みのあるExcel。「事務担当者以外の職員でもExcelなら操作ができる」というお声を頂戴します。新しいシステムを導入すると、まずネックになるのは、現場の混乱。見慣れない画面や操作などあらゆるところに不安が出て、さらに業務フローが変わって、利便性の追求目的が遠のきます。でもご安心ください。使い慣れたExcelでの提供。導入後にすぐに直観的にお使いいただくことができます。
■データを順番に反映する仕組み できあがった帳票をもとに毎日の運用をするだけ
このツールの最大の利点のもうひとつは、慣れたExcelの画面でボタンを押すだけで、次々とデータが展開されていくこと。職員と利用者のデータを曜日別スケジュールに展開。それをもとに毎日のルート表へ展開。これはデータを繋いでいくバトン仕様となっています。様々なデータはそれぞれ微調整可能なので急な変更にも対応できます。毎日運用を積み上げていくと１ヶ月分の実績に。そのデータを引き継いで勤務形態一覧表が出来上がります。
■経営的視点 売上に直結するデータの見える化
実績データを、計算機能プラスして生産性可視データへ。売上に対する生産性を常時見える化することで、常に経営を把握できる最重要指標として捉えることが可能になります。安定した経営と繁栄の一翼になります。
■グループ分け機能で「時間」を生み出す
グループ分け機能は使い方によって様々な効果を得られます。例えば利用者さんの住所（訪問先）でグループ分けすれば、次の訪問先までの移動時間を短縮できます。行動軸に着眼し効率的なルートを選定すれば回転率をあげる売上アップのキーにもなります。その削減できた時間も生み出した時間も活かし方次第で有意義なものに繋がります。
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